AI First 如何落地？企業主管運用 Manychat 與 NotebookLM 優化工作流程

Key Takeaways - AI First

▎ 核心定義： AI First（AI 先行）是指在投入人力前，優先評估「AI 是否能完成」的管理決策流程。
▎ 關鍵效益： 在增加人力或採購系統之前，先評估 AI 能否協助完成任務，並透過實測比較時間、成本與品質。
▎ 落地行動： 建立「AI 優先評估機制」，先改善既有工作流程，再用人機協作將方法落實在日常工作。

AI 能做的事情正在呈指數級擴張，能否掌握「AI 先行」思維，將決定企業能不能在未來三年保持高人效、降低營運成本，跟上市場變化。AI First 不是大企業的專利，而是所有中小企業主管與創業者都「有能力且必須掌握」的基本觀念。

本文從企業 AI 導入與 AI 自動化的日常工作場景來拆解：
什麼是 AI First？
為什麼一定要擁有這種管理決策思維？
如何落實成可操作的行動？

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一、什麼是 AI First？

AI First（AI 先行）是指企業在解決商業問題時，將「詢問 AI 」與「 生成式 AI 或 AI自動化」列為第一優先解決方案，而非傳統的招聘或外包或大量成本投入的開發。

它的執行核心在於兩個關鍵的決策提問：
1. 打開 AI，透過與 AI 對話了解您的解決方案有哪些可能方向，透過 AI 打開您在掌握問題面向的上帝視角
2. 預算拍板前，在投入人力、外包或採購軟體之前，同樣先問：「這件事 AI 有哪些免費應用可達成？又付費 AI 能做到什麼程度？ 需要多少成本？」

這種思維能讓企業擺脫傳統依賴「人力擴張 或 投入成本 換取規模」的重資產模式，轉向利用 AI 提高邊際效益。

二、企業主與管理者必須將 AI First 植入腦海

談到 AI 對企業的影響，我認為有一個重要的管理課題：善於溝通且懂 AI 的主管能做出更精準的決策。

原因很簡單：

1. 人力成本飆升，但效率未必成正比。AI First 讓主管在配置資源時，更具成本意識與效率。
2. AI 工具能力暴增，只要具備清晰的邏輯並用中文描述需求，AI 就能協助。懂 AI First 才具備真正的「判斷權」。

三、AI First 的三大行動準則

行動 1：資源配置時，把 AI 放在第一順位

在投入開發預算前，可以先利用 AI 協助整理需求、模擬流程與比較方案，再以小規模測試驗證可行性；實際能節省多少時間與成本，仍須依個別企業情況衡量。

傳統流程是：「遇到需求 → 排程開發 → 寫程式 → 上線後發現沒人要」 
AI First 是：「遇到需求 → 用 AI 進行可行性預判 → 決定是否開發」

【應用情境示例 1（非已查證客戶成效）】 企業考慮開發「庫存預警 App」時，可以先問：現有通訊工具搭配通知流程，是否就能解決真正的提醒需求？先進行可行性測試，再決定要不要投入獨立系統開發。

實戰案例｜新加坡旅遊電商：Manychat × NotebookLM，如何沿用既有工具改善客服流程？

有家新加坡旅遊電商，原本就透過 IG 導流，也早已使用 Manychat。問題不是沒有工具，而是顧客領取資料後，下一步幾乎沒有回應。

如果是你，這時候會選擇再買一套客服系統，還是先回頭看看：原本的對話究竟卡在哪裡？

我們選擇後者。沿用既有 Manychat，重新調整提問方式與對話節點。從客戶提供的前後對照來看，第一層資訊領取率原本約 80%，調整後約 78%；真正改變的是第二層互動，從原本接近零，提升到不同節點約 70%～100% 的回應。這些數據反映該次流程的互動表現，不等於成交或營收成長。

但這個案子還有另一個問題。新人即使上完課、學會服務方法，回到每天的工作現場，還是可能不知道怎麼和客人搭話，也不知道隔幾天該怎麼追蹤。於是，我們把培訓方法、日常對話與追蹤建議整理到 Gemini Notebook（NotebookLM），讓真人客服遇到狀況時可以直接問 AI，再自己判斷怎麼服務客人。

我覺得這正是 AI First 很值得實踐的地方：先盤點手上已經有什麼，找出工作真正卡住的地方，小步調整；學完的方法，也要留在同仁每天用得到的地方。整個改善沒有另編新系統的建置預算。

行動 2：檢討你下的指令（Prompt），不要檢討 AI，沒人能取代決策者的選擇與責任。

AI 已經是全球最昂貴且聰明的智慧雲端工具。如果結果不準，往往不是 AI 不行，而是指令不明確，包括：

1. 指令是否清楚？
2. 背景資訊（Context）是否提供充足？
3. 有沒有定義「成功標準」？

主管與團隊都要建立強烈的責任意識：AI 不會猜你要什麼，責任是我們要講清楚。 這也是為什麼「如何寫出好的 Prompt？」始終是熱門搜尋。答案永遠是：你的需求越清晰，AI 就越強大。
 

行動 3：AI 做 80%，主管負責最後 20% 的監督審核

許多人的最大誤解是：「AI 做完我就不用管了。」 
很抱歉！AI First 的標準流程（SOP）必須包含：

1. 審核資料來源（查核幻覺）。
2. 重新校對內容。
3. 調整語氣、格式與策略。
4. 確認 AI 產出的內容符合商業邏輯。
 

實務解答｜主管如何判斷一項工作適不適合交給 AI？

AI First 並不是所有問題都先交給 AI，而是在投入人力、採購系統或開發前，先多做一輪可行性判斷。主管可以用以下五題檢核：

決策問題	主管應確認的事情
任務適合嗎？	是否有明確輸入、可描述的工作規則，以及可以驗證的產出？
值得投入嗎？	目前執行頻率、耗費工時、工具費用，以及預期改善的指標是什麼？
資料可以使用嗎？	是否涉及客戶個資、企業機密或其他受限制的資料？需要先去識別化或改用合適環境嗎？
如何驗證？	先用有限的真實任務試行，比較導入前後的時間、品質與例外情況，再決定是否擴大。
誰負責結果？	誰審查 AI 輸出、處理錯誤、核准上線，並承擔最後的業務決策？

先把這五題回答清楚，再決定要使用現成工具、改善流程或投入系統開發。

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💡 關於 AI First 的常見問題 (FAQ)
Q1：AI First 會導致員工失業嗎？ A：導入 AI 可能改變工作內容與人力配置，實際影響取決於企業的導入方式與人力策略。主管應先確認哪些任務可以由 AI 協助，以及員工如何參與新流程與能力轉型。

Q2：中小企業如何開始導入 AI First？ A：建議從「內部流程」開始，而非直接面對客戶。例如先用 AI 優化會議記錄、自動化報表，讓團隊建立信心與習慣後，再擴大應用。

Q3：管理者需要學習寫程式（Coding）嗎？ A：不需要。在 AI First 時代，管理者需要學習的是「邏輯拆解」與「自然語言溝通」，透過 Vibe Coding 的方式讓 AI 幫你寫程式。

Q4：企業已經有 AI 工具，AI First 還能做什麼？ A：我會先回頭看工具是不是已經解決工作的問題。像新加坡旅遊電商原本就有 IG 與 Manychat，我們先調整既有對話，再把新人服務與追蹤方法放進 Gemini Notebook，讓真人在日常工作時能直接問 AI；不需要一開始就編列新系統預算。

AI First 是企業競爭力，而不是選配

未來五年，最成功的企業會具備三大能力：

1.各職務都清楚，在自身領域和專長 AI 能做到什麼（邊界認知）。
2.全員會用精準指令與 AI 協作（溝通能力）。
3.用 AI 重組團隊、重設流程（組織重構）。

AI First 不只是管理工具，它是企業在智慧時代的企業生存法則。掌握這套思維，你的企業就能花更少的人力達成更多成果，將 AI 變成真正的護城河。

真正的問題不是 AI 是否取代你，而是你能否先一步讓 AI 成為你的超級員工，甚至成為超級顧問。
 

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李其縵 Mandy ｜企業AI落地營運升級輔導

擁有勤業眾信、天下雜誌及旅遊產業背景，專注於企業AI導入 與 行銷、業務、客服團隊應用升級。在客服領域為BPO業者、SME企業主、銀行、零售服務電商、餐飲業提供 AI 應用諮詢與培訓課程。目前擔任RTM泛旅遊協會理監事，且為 NextT旅創加速器團隊服務顧問。

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