AI 時代的職場自我管理－省下時間，轉化為不可取代的影響力

Key Takeaways：3個 AI 時代職場人的必備影響力 x 10個 AI協作心法 x 4階段路徑

1. 觀念翻轉：AI 時代的職場價值不在「速度」，而在於「責任承擔」、「定義問題」與「領導號召」。
2. 核心策略：利用 AI 預判主管需求、進行換位思考，並將省下的時間投資在人際連結。
3. 實戰心法：10 個具體的 AI 協作策略，以及 4 個階段的進修路徑，幫你建立高效工作流。

在生成式 AI (Generative AI) 席捲全球的今天，許多職場工作者心中都有一個共同的焦慮：「我會不會被 AI 取代？」

如果你還停留在「比拼產出速度」的思維，這份焦慮就是真實的。因為論撰寫文案、整理報表、做圖片影像生成，甚至連市場研究與競爭分析，AI 的效率早已遠超人類。但真正的職場價值，從來就不只是「把事做完」，而是「把事做對」以及「產生影響力」。

在這篇文章中，Mandy 想與你分享，如何進行「向上管理」，將 AI 省下的時間轉化為老闆與客戶眼中「不可取代」的價值。

省下時間，升級為 責任承擔者、任務定義者、領導號召者

當我們利用 AI 提升了 50% 的工作效率後，多出來的時間如果不加以管理，很容易變成「做更多雜事」的無效忙碌。受到萬維鋼於《拐點》的主張所啟發，若想實現職場升級，你需要將時間投資在 AI 無法觸及的三大領域：

1. 從「執行者」轉變為「責任承擔者 (Accountability)」
AI 可以產出十種行銷方案，但它無法決定「哪一個方案最適合公司目前的財務狀況」，更無法為失敗的結果負責。

AI 的角色：提供選項、預測數據、撰寫草稿。
你的價值：承擔責任。向上管理的核心在於讓主管知道，雖然 AI 參與了過程，但你是最終的守門員。你負責審核風險、確認合規性，並為最終成效背書。

2. 從「被動接收」轉變為「任務定義者 (Task Definition)」
許多人抱怨 AI 不好用，其實是因為不懂得「問對問題 (Prompting)」。AI 是一個強大的執行引擎，但它需要精準的導航。

AI 的角色：根據指令快速生成內容。
你的價值：定義任務。你不再是等著主管派工的螺絲釘，而是主動定義「我們現在需要解決什麼問題」的架構師。以「情境領導」的方式帶領 AI，給予充分的背景資料與限制條件，這本身就是一種高階的管理能力。

3. 從「單打獨鬥」轉變為「領導號召者 (Leadership)」
AI 讓你一個人也能像一支軍隊，但這不代表你應該離群索居。相反的，在技術爆發的年代，人與人之間的合作 (Collaboration) 變得更加稀缺且珍貴。

AI 的角色：個人產能放大器。
你的價值：領導號召。利用 AI 省下的時間，去串聯不同部門的資源、去說服利益關係人。AI 無法建立信任關係，但你可以。

加速是為了拉近與人的距離：換位思考的藝術

許多人誤以為使用 AI 是為了「遠離人群，專注做更多事」，其實恰恰相反。加速，是為了把時間拉近跟人的距離。
當不再被繁瑣的會議記錄、報表整理綁架時，你應該將精力轉向「換位思考」。去深入理解你的主管、同儕、客戶、乃至於同儕和競爭對手，看見他們真正在意的點。

1. 對主管（向上管理）：利用 AI 分析主管過往的公開發言或決策風格，預判他對新專案可能的顧慮。
2. 對同儕（橫向管理）：誰是你最該合作的部門，利益關係人的抗拒和擔心，透過 AI 找到互惠合作切入點。
3. 對客戶（精準服務）：當同業還在用公版信件時，你利用 AI 快速研究客戶的產業痛點，提出客製化見解。
4. 對對手（市場洞察）：利用 AI Deep Research (深度搜尋) 功能，快速掃描對手的動態與市場缺口。

實戰應用：我的 AI 協作 10 大心法

為了具體落地，我整理了平時最常用的 10 個核心技巧，教你如何將 AI 從工具升級為「好用的同事或顧問」。
我將它們分為三個維度：

(一) 知識管理與決策輔助


(二) 視覺化與自動化效率


(三) 個性化與溝通品質

AI 從「會用」到「懂管理」：四階段路徑

看完上述的心法，你可能會問：「讓自己熟悉 AI 該從哪裡開始落實？」


依據過往 Mandy 在企業擔任營運與幕僚團隊主管的10多年經驗，這是主管們用來檢視一個人是否具備「向上管理能力」的標準架構，我也將它套用在準備讓 AI 協作思考的你：

Phase 1：對環境趨勢與現狀的掌握 
｜關鍵能力：對產業／職能／數位數據應用，建立「工具箱思維」。
｜AI 實踐重點：熟悉主流 LLM（如 Gemini, ChatGPT）的特性差異，知道什麼任務該派給誰做，建立基本的操作手感。
Phase 2：能同時處理多元資訊
｜關鍵能力：利用 AI 輔助處理海量資訊，建立知識護城河。
｜AI 實踐重點：學會使用 AI 進行快速閱讀、會議摘要、以及 Deep Search 防幻覺技巧，將雜亂資訊轉化為精準的決策依據。
Phase 3：在精煉資訊後能擁有思考框架與做出決策
｜關鍵能力：這就是「向上管理」的核心。學會從複雜狀況與限制條件拆解問題，產出符合商業邏輯的方案。
｜AI 實踐重點：嘗試運用麥肯錫或BCG專業顧問公司的方法，如 MESE、SCQA 等管理框架優化 Prompt，訓練 AI 依照你的邏輯思考，讓它成為你的策略顧問，而不只是打字員。
Phase 4：持續精進的工作流設計思維 
｜關鍵能力：每個工作環節都有更好的可能，打造你與他人的最大差異。
｜AI 實踐重點：學會AI，更擁有將 AI 整合應用的企圖心。透過 AI Studio 或 No-Code 工具建立個人化的工作流 (Vibe Coding)，真正實現「從一人產能升級 → 部門或跨部門的團隊產能爆發」。


文章最後，我想談心態。
我認為，真正的 AI 時代強者，是「承認我們所知有限、向AI持續求知者」，而非 「AI 終究還是不如我 」的人。你應該將 AI 視為「好用的同事或顧問」，並試著與主管進行一場高價值的溝通：

「老闆，透過引入 AI 工具，我將原本需要 10 小時的庶務工作縮減為 7 小時。而省下來的這 30% 時間，我投入到了競爭對手分析與客戶滿意度優化上，這是我發現的幾個關鍵洞察...」

這，才是真正的向上管理。

別誤解 AI 讓人變得更孤獨，而是讓它助你一臂之力，去連結更多的人，創造更大的價值。

想邀請 Mandy 老師上課或諮詢輔導，請email至 mandyaispace@gmail.com

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適合對象： 專案經理 (PM)、行銷企劃、幕僚、Team Lead與中階主管、需頻繁跨部門溝通者、剛升任管理職者