如何開一場有效率的會議？

要開一場有效會議需要有18個關鍵思考、 8個行動。
很多企業內部的會議，既無效又拖累我們的工作時間，先前包含我自己經驗及朋友經驗，最可怕的是有時候一天可多達7-10個會議，以前常被長官秘書安排要參加公司許多會議，每每看到秘書就如看到鬼一般能躲就躲，每周好幾天都困在無效會議監牢，困在其中而會議又常沒結論下一步，精氣神都被吸光了(乾枯)。
但「會議」是一種必須的工作溝通與協調過程，若讓會議變的有效，也可以大幅拉抬我們工作成效，而過往常被稱讚開會超有效率的我，其實是有一些會議安排的心法及流程，如果你的思考、行動可以如下列幾點完成，那會議的效率會好非常多喔。
除了思考跟行動的確認，也附上範本(3月整理後附上)給大家。

一、搞清楚開會的目的

思考check

R溝通協調－為了資源或優先順序、執行進度協調
R拍板決策－為了共同制定決策
R方案取得－為了腦力激盪有更多方案
R現況與分工－為了說明專案概況或進度以利其他單位協助
R公告布達－為了布達或說明事項或政策

行動check

R跟主辦會議主管確認會議目的
R會議邀請函必須寫上此次會議目的（需加上議程/參與人員）

二、會議流程/議程怎麼安排？

議程十分重要，通常開會目的決定了，議程也就決定了，所以議程是根據目的展開說明或討論的項目，而議程決定了，才能思考跟確認下一步－誰要來開會？議程就是在會議場合中安排哪些事項要進行 說明/報告、討論決策、內容產出，而誰來負責這個項目。

思考check

R依據目的要先說明甚麼讓與會人清楚？
R依據目的當天要決定哪些可能的分工安排？由誰分工？或是用討論決定？
R依據目的當天來參加的人需要準備甚麼資料或報告？需要當場產出甚麼？

行動check

R議程擬好後給主要主管進行確認

三、誰要來開會？

思考check

R誰主辦這個會議？
R誰在這個會議要做相關決策？
R誰應該要被CC知道？
R誰是未來相關負責或對接窗口？
R誰負責進度管控追蹤？
*部分要實際參與會議，部分人員可能只要知道會議結論即可不需參與會議

行動check

R確認重要關鍵者可以的會議時間
R發送會議邀請函給需要參加會議者（部分不須參與會議，只要將記錄cc副本給對方即可）
R若會議前大家需準備資料要確認會議前已準備好，若大家需閱讀完才方便進行討論，需確認討論相關者在會議前已經看完資料。

四、會議記錄怎麼記？

若有公司會議表格就依據公司制式格式撰寫，若無建議可以用這思考方式撰寫會議紀錄。

思考check

R基本資料：會議主題及目的、時間地點、與會人員出席狀況、議程
R記錄：會議中說明或討論的記錄，若是新人或新的記錄者，盡量逐字記錄後摘出重點與主管們確認。
R結論：需將有共識的結論記錄下來，尤其是跨單位合作的方式、時程、作法。
R待辦與下一步：後續哪些待辦要做、誰要負責做、哪時候要完成
R下一次會議時間及議程：若單次會議無法完成，或為一個長期系列會議，當下會議可以決定下次的會議時間跟議程是最好的（後續再來確認多方時間跟議程會比較沒有效率）

行動check

R會議結尾由記錄者說明結論跟待辦、下一步，以確認記錄的內容無誤且重新提醒大家的共識，跟與會者說明完並確認是否有要調整部分。
R發送完整的會議記錄，要提醒的重點可以標粗體字或顏色提醒（若公司文化對會議結論會如期執行就不用特別提醒，有些主管對提醒方式若沒注意禮貌會覺得不舒服）

五、其他注意事項

會議場地設備、座位安排、下一次會議時間與追蹤進度、氛圍營造，當會議有一個不錯的節奏時，可在來關注這些面向，但若比較傳統注重職級等關係，座位還是需先思考安排。
 

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