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主管如何依據不同員工狀態來設計個別化OJT任務提升部屬能力

主管必備團隊績效提升關鍵！從瞭解員工狀態到個人化OJT（工作指導）設計

2022 Sep 13 部屬工作教導-OJT
如何設計員工教育訓練（OJT）-規劃篇/員工的狀態評估、個人化的ojt設計

我個人是覺得很多線上課程用處不大，因為很多員工就是放著影片播去做其他事情，或是快轉，心思並不在課程中，若課程是給予初步框架跟考核了解學員對公司的基本認知或應知事項的概念，我覺得是ok的，但若要到部門可以用的人，主管們自己需要透過不同員工的OJT來協助你打造你的團隊．

而本篇既然是談因人而異的做OJT設計，在設計之前必須先瞭解員工狀態，員工狀態如何評估？評估哪些項目呢？以下就過往實際經驗分享給大家．

瞭解員工狀態
 
  • 「單位現狀評估」（團隊共識、單位文化）
包含團隊對於單位目標與連結到公司目標的共識、單位分工協作的共識、單位重視什麼事情的優先順序或價值觀共識（例如：團隊互助、重視DL）．
 
  • 「員工工作動力」（個人價值觀重視）
包含獨立性、受肯定、成就感、壓力、金錢、權力、家庭生活、個人成長、安全感、自尊聲望等等的評估，這些評估可以了解員工的工作驅動力，也會更了解在培訓過程中如何跟員工進行溝通．
 
  • 「情境領導的成熟度」（以每個工作為主體的 員工在這個工作上的意願及成熟度）
這裡的工作你可以視為 該員工的工作範疇的工作內容，每項工作都可以成為一個項目來進行評估，例如 人資中的教育訓練人員需要規劃跟執行課程，這個項目 員工的意願（做此工作意願及動機）與成熟度（做此工作的知識跟能力）
 
  • 「職能落差」
當你評估員工在前項目的成熟度跟意願時，你可以大概掌握該員工在哪些部分弱哪些強，但員工的弱 是用什麼標準比？他的弱跟標準的落差是什麼？需要補強什麼知識能力甚至是操作經驗？
當這塊盤點出來時，你就會更清晰了．
 
  • 「溝通風格」
培訓中有許多溝通，瞭解員工溝通風格偏好跟他所重視的溝通方式，不管在日常工作溝通、培訓中溝通、績效考核溝通 等，都十分有助益．

所以你會有一個這樣的圖系，而基本上有了這樣的架構你就了解如何幫員工規劃哪些項目訓練而訓練要達到什麼樣的目標．
當你已經鎖定要幫員工安排幾個項目訓練時，如何進行是最有效果的呢？這裡所謂的效果是 未來安排讓該員工接新的類似任務時，訓練移轉是最順暢的．
在多年前的人力資源工作中，訓練部門曾經進來一位新員工，他有做訓練的相關經驗，帶他的一位資深人資同事正要指導他，請他帶筆記本，他說不用，結果同樣流程這個資深人資同事講三次講到生氣，這新員工還是記不住，最後他只好跑去拿筆記本紀錄，當時我在旁邊觀察這個新員工聽的能力很差，感覺無法高度專心，理解能力上也不是這麼好（也可能跟他跨產業有關），除了他把我資深同事氣的要死蠻白目之外，我覺得可能用聽的方式也不適合他．
找到每個人有效的方式，訓練跟時間成本低 效益也能提高．

個人化的OJT任務設計
一般通識跟概論的學習需求可以搭配公司線上學習或實體課程或外部課程資源，接下來我會用三個方式來談
 
  • 評估員工適合學習方式（需有資料先全貌了解 或 實際操作過 或 資深人手把手帶 ）
每個人學習方式不同，有些反應快有一點經驗的 一點就通，有些反應慢講了未必懂，也許還要搭配實際操作才行，在你的部屬中 是否有些人可以在會議很專注，會議記錄整理的完善又很難抓取重點，也是否有 很多事情都喜歡實際做做看的員工？也或著有這樣的員工 想要什麼都先看一下先前資料呢？ 聽覺、視覺、觸覺型的學習員工都有，混合搭配也是一個很好的方式．例如 在需背誦或有理論框架的或標準步驟的可以先說明，在複雜的部分或很多細節跟檢核點的項目，可以帶著執行過一次．
 
  • 帶人人選
我很常被問的問題，Amy因為我很忙，我如果要找人幫我帶底下的比較菜的員工，你推薦我找誰？
帶新人的員工通常要選擇
j對相關工作熟悉程度較高
k照著標準SOP在做事的同仁
l對公司的認同感高的同仁
m有耐心願意指導他人的同仁
當然四個條件兼具是最好的，因為這個指導員角色也很花時間，很多公司會提供此職務部分補給或是成為每年考核中的加分項．
 
  • 任務設計（難易、有標準、關鍵點、反饋點）

最後如果你希望培養一同仁年底辦一場內部大型1000人活動能力，而他過去沒辦過活動經驗，你要訓練他，你會選擇以下哪個選項
j先帶他規劃一個100人活動讓他培養經驗值
k讓他直接練習規劃年底一千人活動 培養經驗值跟練膽量
l先帶他規劃100人活動，年底再帶著他一起規劃一千人活動 明年讓他獨立運作

你看到這些選項，可能直接選了其中一個，也可能你心裡想說，我不知這個人的學習方式或是職能狀態細節，需要多一點資訊更好．
沒錯，個人化就是當你真正看到這個人跟工作的整體樣貌，你才知道什麼OJT的工作指導對這部屬最有效、難易度怎麼設計．
而讓部屬學習標準步驟流程之外，讓他們學習掌握哪些關鍵判斷點、你要在哪些地方回饋跟了解學習狀況也是要設計進去的．

要參考任務設計案例可參考此篇 https://chouamy.com/blog/individual-ojt-casestudy
另外有一個常被問的問題，資深同仁是否需要OJT呢？當然要囉～但本篇
已經字太多，下次再分享資深同仁的OJT跟實務的case study.

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